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2015.06.23

どう違う? Web会議とテレビ会議を比較する

最近、耳にする機会が多くなった「Web会議」と「テレビ会議」。どちらも遠隔会議を実現するツールということは理解していても、具体的な内容の差は分らない…といった人が多いのではないでしょうか。今回は、2つの違いについて比較してみましょう。

Bテレビ会議のメリット・デメリット

テレビ会議の最大のメリットは、何といってもその画質です。少ない拠点を高画質の映像で遠隔地と共有することができます。また、専用回線を使用しているので安定的な接続が可能です。離れた相手との接続でビジュアルを訴求したいシーンでは、すばらしい実力を発揮してくれるでしょう。

ただし、デメリットは導入費用と保守費用、そして使える場所が限定されることだといえます。費用には接続のための高価な専用機器の購入だけでなく、回線接続といった設備への投資が必要です。設備を整えるのは、テレビ会議で繋ぎたい拠点の数だけ必要なため導入までに巨額の費用が発生してしまうのです。

また、使用できる場所は回線のある会議室など屋内に限定されます。そのため、外出先や設備のない拠点で会議をすることはできません。また、屋内であっても設置している会議室が他の会議で埋まっているときは使用できない可能性があるのも、テレビ会議のウィークポイントのひとつだといえるでしょう。

BWeb会議のメリット・デメリット

Web会議の最大のメリットは場所を選ばないことにあります。インターネット回線があればいつでもどこでも使用が可能ですから、外出先や出張先などどんな場所からでも接続して会議をすることができます。あらかじめ専用回線を用意する必要はないので拡張性も高く、複数の人と同時に会議が可能です。テレビ会議ほどの高画質ではありませんが、パソコンを大型モニターへ接続すれば、10名、20名といった大人数で会議を行うことも可能です。

デメリットを挙げるとすれば、音声を優先するためにテレビ会議に比べて画質がやや劣ること。しかし、会議で遠隔地の様子を見ながら会話をするのであれば十分にクリアな画質です。実際にWeb会議は大きなモニターに投影し、テレビ会議のようにして複数の拠点を接続し会議を行うのが、最も多い活用例となっています。

B両者をコスト面で比較してみると

改めて、テレビ会議とWeb会議をコスト面で比較してみましょう。テレビ会議の場合、導入費用が高額になりやすい傾向があります。単純に本社と支社の2ヵ所に拠点を開設するだけで、100万円前後の初期費用が発生します。10ヵ所では1,000万円を超えるといった事例も珍しくはありません。その他にも「多地点接続装置」といった複数個所で繋がる専用機具を導入すると、さらに倍近くの費用負担になるのです。

一方、Web会議の場合はテレビ会議と比較すると格安です。1拠点につき初期費用は無料~数十万円といった幅広い選択肢があり、月額は少額で利用できます。各種サポートやセキュリティサポートも含まれており、特殊な機能は有料オプションとして用意されています。企業で使用する場合、利用に関するログが不可欠であり、音声や映像、共有する資料などが暗号化されていないと機密事項が外部に漏れるリスクが高まるため、これらがサービスに含まれているかもWeb会議を選ぶ際の重要なポイントです。

B今、なぜWeb会議の導入が進んでいるのか

遠隔コミュニケーションが必要とされた第一の目的は「経費削減」でした。日本全国や世界に拠点をもつ企業では、顔を見ながら会議を行うためには、社員が会議場所まで出張していました。経費をいかに削減していくか、また業務効率化を課題とする企業が多いなか、出張費はもちろん移動時間が発生しないテレビ会議は、かつて、大きなメリットをもたらしたのです。

しかし、先述の通りテレビ会議には多額の初期費用がかかってしまうため、会議のための海外出張が多く、高額な仕組みを導入しても費用対効果のある場合、また、VIPのように会議の為のスケジュール確保が難しい場合など、メリットがあるとして導入されてきました。それに比べて後から登場したWeb会議は、10分の1以下という格安の費用で使用できるため、これからの活用に注目を集まっているのです。

しかし、近年ではWeb会議は低コストという観点だけでなく「使いやすさ」から選ばれる傾向にあります。インターネット回線さえあれば、手持ちのタブレットやスマートフォンでいつ、どんな場所でも会議が実現できる利便性も大きな優位性だといえます。海外工場ではリアルタイムの作業風景を見ながらの打ち合わせが行われており、実際に生産性があがったという事例も。

さらには専門家を招き、全国の営業所に向けた講習会などにもWeb会議が使われています。それまでは、こうした講習会を開くためには参加者を一か所に集めなければならないため、出張費などのコストが発生していました。しかし、会議と同様に全国の営業所とつなぐだけでこうした講習会も低コストで実現できるようになっているのです。

企業のグローバル化が進み、働き方も多様化している現代。Web会議の手軽さと便利さは、さらに広く受け入れられていくでしょう。

■「MORA Video Coference」選ばれる訳

http://www.web-kaigi.com/first/reason/

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