Basic

2015.07.21

Web会議を選ぶ3つのポイント

現在、さまざまな特色のあるWeb会議が展開されています。選択肢が多くなると、一体どのサービスを選べば良いのか迷ってしまうかもしれません。今回はWeb会議を選ぶ際にチェックしていただきたい3つのポイントをご紹介しますので、ぜひご参考ください。

Bどの会議・どの業務を置き換えるのか?

「うちの会社でもWeb会議を導入したい」と漠然と導入を検討していませんか? 実際に使うシチュエーションがイメージできていないと、導入しても利用しないまま放置されてしまう恐れがあります。まず、社内で行われているどの会議でWeb会議を使用するのかを考えてみましょう。

具体的には次の3つの要素を明確化することから始めてみてください。

 

■拠点数 : Web会議でつなぎたい支社や支店の数はいくつあるか

■参加人数 : 将来的に参加して欲しい人

■使用するシチュエーション : どんな会議や、状況でWeb会議を使うと便利なのか

 

この3つの要素が明確化されることにより、Web会議を導入するにあたっての見積もり金額が分かります。コスト感が掴めれば、この時点で既にいくつかの業者にしぼれるはずです

 

Bどういった機能をどのように使いたいのか?

「たくさんの機能があった方が、便利なのでは?」と考える人もいるかもしれません。ですが、多くの人が利用する場合には、最初から高機能なWeb会議を導入するとできる事が多すぎたり、複雑な操作画面を扱わねばならず、逆に扱いづらいといった結果を招くかもしれません。そうならないためにも、導入時には機能はミニマムで、シンプルなシステムを選びたいものです。初めてWeb会議というものを知った、というレベルの人でもすぐに使えるような、簡単で使いやすいシステムを選ばないとそのあとの運用が続きにくいものです。

また、最初からいきなりすべての会議をWeb会議にするのではなく、従来の会議の3分の1程度をWeb会議に移行することから始めましょう。ひとつの部署、ひとつのチームだけといった限定的な導入からがおすすめです。やはり、リアルに合って話し合いをすることが一番のコミュニケーションですし、最初からすべての会議をWeb会議に切り替えると、戸惑ってしまうこともあるでしょう。

まずは最小限の機能と利用者でスタートさせるのがコツです。そして、少しずつ自分たちの使いやすいようにルールを整備して利用者・利用拠点を増やすとともに、使う機能面もグレードアップをしていきましょう。

 

 

BWeb会議のサポート体制は?

せっかくWeb会議を導入するも、実は有効利用できていない企業もあります。「Web会議自体の使い方が分からない」「各拠点のマイクや音声がうまく繋がらない」といった技術トラブルでつまずき、導入をしても利用をストップしている例もあるのです。

そうした面でも、疑問を解消してくれるサポート窓口の存在はとても重要。Webページ上のQ&Aコーナーのみのサポートで終わる場合もあれば、地方や海外拠点のマイクの接続がうまくいかないといった小さなトラブルでも、Web会議の遠隔操作で設定の確認といったサポートで、解決まで寄り添って対応してくれるシステム会社もあります。

サポート体制が厚くなるほど、使用者や管理担当部門の負担が減って、よりスムーズにWeb会議を導入スタートできるでしょう。

◆Web会議は、ネットワーク、パソコンなどの端末、音響機器、映像機器といったいくつかのアイテムを組み合わせて使用するため、トラブル時には、スムーズに切り分けができるよう、問合せ方法など、サポート体制をしっかり確認しておきたい。

最新記事を見る

関連記事を見る

top

キーワードから探す