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2015.09.18

企業の情報システム担当者が抱える課題とは?

Web会議を導入する際、多くのケースでは情報処理システム担当者が動くことになります。いくら遠隔会議を開催すること自体が容易になったとしても、担当者の負担が大きくなっては意味がありません。

実際に導入すると担当者はどのような課題を抱えることになるのでしょうか。

I大きく分類すると4つの知識が必要

Web会議を導入するために必要な知識は、大きく別けると「ネットワーク」「パソコンやスマートデバイス」「音響」「映像」の4つです。ネットワークに関してはシステム担当者であれば既にさまざまな知識を得ていますし、パソコンやスマートデバイスについてはこれまで積み重ねてきた経験によってトラブルを解決できるケースがほとんどです。

一方、課題になりがちなのが音響と映像部分ではないでしょうか。基本的にWeb会議で使用するパソコンにマイクやカメラを装着すれば完了しますが、パソコンから使用したい音響デバイスを接続するといった簡単なことですら、使用者が不慣れな場合、サポートする手間がかかってしまうものです。ましてや、遠隔地をサポートするのは大変手間のかかる作業となるでしょう。

その結果、会議を簡略化しコストを削減しようという目的をもってWeb会議を導入したにも関わらず、情報システム担当者の手間=コストとなり、実際はコスト削減になっていないといった残念な結果を招くことにもつながってしまうのです。

 

 

 

IWeb会議を導入するならサポート体制がしっかり整った提供会社がオススメ

情報システムの担当者の負担をどうすれば軽くできるのかと考えるならば、サポート体制が整ったWeb会議を導入することが鍵になるでしょう。もっと具体的にいうならば「手離れの良いシンプルなシステム」を選ぶのがポイントです。

サポート体制が整った提供会社では、問題になりがちな音響、映像、ネットワークの負荷について導入前に確認や検証の提案があり、スムーズにWeb会議が導入できるよう、さまざまなアドバイスを行っています。

また、導入当初は数名の拠点間会議利用であっても次第に「セミナーや研修を遠隔地へ配信したい」というように、当初とは異なる使い方も出てくるでしょう。こういう場合にも、必要な音響映像機器や運用に関するアドバイスを受けられる提供会社であれば安心でしょう。

 

 

I管理しやすい機能が搭載されたWeb会議を選ぶとより効率的

サポート体制が整っており、導入から運用まで手離れの良いWeb会議を選ぶのはもちろん、管理のしやすさも業務の効率化には欠かせません。使用していく上で、「ネットワークが途切れる」「動画の読み込み速度が遅い」といった問題が発生することもあるでしょう。

そういったとき、データの受信の状況がリアルタイムに確認でき、通信ログで利用状況が可視化できるシステムが便利です。すぐに問題箇所が理解できるので、素早く解決へと導きます。また、“誰が”“いつ”“どこで使用した”といったアクセスログも手元で確認できる仕組みを使用すれば、不正使用もを疑うような場面でもすぐ判別できます。

Web会議は導入の手軽さも大切ですが、運用・管理のしやすさも視野に入れて選ぶようにすれば、情報処理システム担当者が躊躇する日常業務への負担もないといえるのです。

 

Web会議を使用する環境を整えるには、検証が必要になることもあります。相談にのってもらえる提供会社によく相談してみましょう。

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