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2015.10.07

コンサルタント付きWeb会議を選ぶメリット

Web会議を導入する際、迷ってしまうのがコンサルタントによる各種サポートの有無です。コンサルタント付きのWeb会議を選ぶことにより、ユーザーはどのようなメリットを受けるのでしょうか?

B拠点数や使い方にマッチした的確な導入方法をアドバイス

いつどのような場面で使うのか、何人が参加する会議にWeb会議(テレビ会議)を用いるのか、といった相談を気軽にできるのがコンサルタント付きのWeb会議です。「それくらいのことならば、社内の担当者だけで考えられるだろう」と軽く考えてしまいがちですが、実は大変つまずきやすい箇所なのです。

例えば会議で使う場合とセミナーで使う場合、必要な音響映像機器が異なります。

また、よくありがちな失敗例としては、初期段階ですべての会議をWeb会議(テレビ会議)に移行させようとすること。準備に不慣れな参加するメンバーによってはうまく扱い切れず、Web会議を導入したにも関わらず使いこなせずに挫折するといったパターンも多く見受けられます。

コンサルタントは過去の導入例や他社でのノウハウを多数もっているため、ご要望に合わせた最適な方法を現実的なかたちで提案できるのです。

 

 

B音響やカメラなど不具合や疑問点を解決へと導く

基本的にWeb会議(テレビ会議)はインターネット回線があれば使用が可能です。しかし、利用環境によっては音響映像機器が正常に作動しない場合があります。マイク機能をオンにしていないといった簡単なトラブル程度であれば対処できても、なぜか音が反響したり、雑音で会話できないといった予期せぬ事態に見舞われるケースもあるでしょう。

そういったデバイスの問題は「気密性の高い会議室で使用しているため音が響いている」「空調、またはすぐ隣に置いているプロジェクターの音を拾っている」といったものから、「会社近くに踏み切りや空港がある」というものまで、さまざまな原因が考えられます。Web会議(テレビ会議)を初めて導入する場合、自分たちで問題点に気付き、解決まで導くのはとても困難です。

コンサルタントはさまざまな専門的な視点から、なぜこうしたトラブルが起きているのかを分析します。そして、どうすれば問題を解決して、快適に使えるのかまでをサポートをしているのです。

◆Web会議のコンサルタントは、訪問したり、遠隔で同じWeb会議に入室したりして、問題の状況を確認し、切り分け方法を提案します。

 

Bトライアルで問題をクリアにできるから導入までがスムーズ

Web会議(テレビ会議)を導入する際、多くのシステム提供会社ではトライアル期間を設けています。トライアル期間は無料でWeb会議を使用することができ、実際に音質や画質などを体験できる絶好の機会です。しかし、使い方が分からなかったり、音響などの問題がクリアになっていなかったりすると、「実際に試す」の工程まで進むことが困難になります。

特に東京と大阪など、離れた拠点間を結ぶために使用する場合、双方にWeb会議導入に関する担当者を設ける必要があります。そのため、企業によっては担当者に設定のための時間や手間がかかり、コスト削減のために導入したにも関わらず、結局はコスト削減できなかったといったパターンもありえるのです。

そういったトラブルや不明点の多いトライアル期間からしっかりサポートするのがコンサルタント。離れた拠点のトラブルでも対処するので、専任担当者は必要ありません。コンサルタントのサポートにより、トライアル終了後からすぐWeb会議(テレビ会議)が利用可能な環境が実現します。

 

 

B導入後、より快適に使えるように提案

トライアル、本導入が終了したからといって、コンサルタントの業務は終了ではありません。むしろここからがコンサルタント付きのWeb会議(テレビ会議)の本領を発揮します。

導入後に気づいた点などを相談してみましょう。状況を分析し、どうすればより快適なWeb会議(テレビ会議)が実現するのかを提案します。動画読み込みのスピードが少々遅いようであれば、画像の解像度を調整するといった細やかなサポートをしています。特に問題を感じていないパターンでも、環境整備をすればより快適に使えるケースも非常に多いものです。

コンサルタントがいることで、Web会議(テレビ会議)における最高のパフォーマンスを実現します。さらには使い方の幅が広がった際には新たな提案をするなど、常にお客さまに寄りそったサービスを提供しているのです。

 

 

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