Case

2015.11.30

Web会議トラブルあるある

Web会議(テレビ会議)を利用されるお客様は年々増えつつありますが、直接会ってやりとりする通常の会議とは微妙に勝手が違うため、「音声がうまく聞き取れない」「どうしてこうなってしまうの?」といった小さなトラブルが起こることもあります。今回は、そんなよくあるWeb会議(テレビ会議)の症例をご紹介しましょう。

C【症例1】なぜか本社の人の声だけ、聞き取りにくい

Web会議(テレビ会議)の問い合わせで一番多いのが、音に関する質問です。たとえば「本社でしゃべる声が、支社の人によく聞こえないらしい」こんな問い合わせを受けることがよくあります。これは、本社のミーティングルームに数人が集まり、Web会議(テレビ会議)を使って支社の人たちとやりとりをするシーンなどでよく起こります。

 

<解決策>

この場合、「実は本社の人が、マイクから遠ざかって話をしていただけ」というケースが少なくありません。支社の人はヘッドセットなどを使って話をするので、問題なく音が取れるのですが、本社の人たちはテーブルの中央にマイクを置いていることが多々あります。その時に「え~、これはどういうことかというと」と、おもむろに席を立ってホワイトボードの方に行ってしまったりすると、もうほとんど音が聞き取れなくなってしまうのです。解決策はもちろん、マイクに近づくことです。どうしても室内を移動する必要がある時は、マイクを複数本用意するという方法もあるでしょう。

◆立ち上がると、マイクから離れてしまうため、遠隔地にいる人へ声が届きにくくなってしまいます。

 

 

 

 

 

 

C【症例2】誰にも声が届いていないのにずっとしゃべり続けてた

これは、Web会議(テレビ会議)のやりかたに慣れてきた人が、よくやりがちなトラブルです。導入直後は緊張しているので、相手に手を振ったり声の確認をしてから会議を始めますが、慣れてくるとそれを省略して本題に入ってしまう人がいるようです。たとえば各支店向けの説明会をWeb会議(テレビ会議)で行った人が、画面上では皆がこちらを見ているので長々と話していたら、数十分後に「あの~、声が聞こえないんですけど」と言われて愕然としたこともあるとか。こんな笑い話のようなケースも、実はWeb会議(テレビ会議)にはあるのです。

 

<解決策>

どんなにWeb会議(テレビ会議)に慣れてきた場合でも、まずWeb会議(テレビ会議)を始める前に「聞こえている人は手を挙げてください」と確認を取ってからスタートしましょう。そして、話をする時はできるだけゆっくりと大きな声でしゃべることが大切です。参加者が大人数の場合は、誰が話しているのかわからなくなる可能性もあるので、ややオーバーアクションぎみに話せたらベストですね。

 

 

C【症例3】ミュートを忘れて雑談をしてしまった

これもWeb会議(テレビ会議)で意外と多いトラブルのひとつです。たとえば、本店と支店のWeb会議(テレビ会議)を行って、無事終了。「あ~、終わった終わった」とホッとして、音声を切るミュートを押さずに、雑談をしてしまう人がいるのです。本店に声が聞こえているとは夢にも思わず、「そういえばさぁ、あの本店の店長。髪の毛薄くなったよね」などと噂話でもしようものなら、「なにを~!」と遠隔でどなられてしまうこともあるでしょう。この“ミュート忘れ事件”、まるでジョークのようですが、実は実際に結構起こっているのです。

 

<解決策>

この解決策は言うまでもなく、ミュートを絶対に忘れないこと。どうしても忘れそうになる人は、パソコンのそばに「Web会議が終わったら、必ずミュート!」と付箋を貼っておきましょう。

もちろん、これらはWeb会議(テレビ会議)にしっかりと慣れるまでに通る、一過程に過ぎません。スマホが導入された当初も、スライドのしかたが慣れなくて思わずガラケーのように画面をプッシュしてしまった人も少なくないでしょう。一度そこを乗り越えてしまうと、「こんなに便利なものがあったのか!」と思えるのが、このWeb会議(テレビ会議)なのです。

◆おしゃべりはミュートしてからにしましょう。

 

 

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