Case

2015.12.04

Web会議で社内コミュニケーション活性化

Web会議(テレビ会議)は、社内のコミュニケーションを円滑に行う上で、とても役に立つシステムです。とは言っても、実際の例を挙げてみなければ、どのように活用しているのかよくわかりませんよね。そこで、当社のWeb会議活用例をご紹介しながら、社内での便利な活用法をお話ししていきましょう。

CWeb会議を使って社内研修を行う

会社の社員全員に研修を行う必要がある場合などは、Web会議(テレビ会議)を利用することで、大幅な時間短縮と労力・コストの削減につながります。当社では以前、社内で使用するメーラーの使い方が変更になり、社員全員に対してセミナーを開かなければならない時がありました。その際はWeb会議(テレビ会議)を利用し、実にスムーズに研修を終えることができました。

まずは、メーラーの変更内容についてWeb会議(テレビ会議)で説明会を行います。このとき、Web会議(テレビ会議)の録画機能でその様子を収録します。この説明ビデオを再放送という形で、何回かに分けてWeb会議(テレビ会議)で放映します。社員は自分の都合のいい時間帯にWeb会議に入って受講することができ、わざわざ忙しい時間を割くこともなく、自席のパソコンや、外出先のスマートフォンなどからセミナーを受講することができます。もちろん、説明するスタッフの手間も省けるので、まさに一石二鳥ですね。

 

 

C実際の会議室を予約するイメージで、Web会議を予約

当社が社内でWeb会議(テレビ会議)を活用するようになって10年以上が経ちますが、今では1日に10本~20本のWeb会議予約が入るほど、頻繁に使われています。本社・支社すべてが参加する大きな会議もあれば、役職者のみの会議・部署単位の会議・親会社との会議など、形態も人数もさまざまです。海外のショップとやりとりをする時にも、Web会議は欠かせません。

Web会議(テレビ会議)では、同時に1000を超える同時接続も容易で、当社では135のIDを所有、24時間自由に予約、利用できるシステムになっています。予約をする時は、実際の会議室を予約するのと同じイメージで、管理画面より必要なID数(同時に接続したい拠点数)分のIDを確保します。予約の際、入室用URLが発行され、予約した時間に、予約したID数分の拠点が1つのWeb会議室に入室できます。参加者は、WebブラウザーにそのURLを入力してWeb会議室に入り、会議をスタートするというわけです。最初は顔が画面に映るのを嫌がる社員がいるなど、ぎこちない部分もあった当社のWeb会議(テレビ会議)ですが、今では社員全員にとって無くてはならない存在となっています。

◆顔を合わせて話をすることが一番のコミュニケーションです。Web会議(テレビ会議)はコミュニケーションを補完する道具として上手に活用しましょう。

 

 

 

CWeb会議だけに頼らず、実際に会って話すことも大切

よく「Web会議を使い始めたら、もう遠隔地にいる支店の人とは会わなくなるのでは?」と思い込む人がいるのですが、それは大きな誤解です。Web会議(テレビ会議)は、あくまで社内コミュニケーションのための補助的なツールです。遠隔地にいる人と会話ができるからといって、実際に会って話をするような交流を持てるわけではありません。いってみれば、実際に会って話しているかのような疑似体験をするのが、Web会議(テレビ会議)なのです。そのため、やはり年に数回は実際に会って話をすることで、初めてWeb会議(テレビ会議)の良さも発揮できるといえるでしょう。社員同士が実際に会って会議をし、食事を共にしたり私的な会話をすることも、円滑なコミュニケーションを図る上では大切な要素です。

たとえば当社では、全国に散らばっている支店長が話し合う「支店長会議」を行う際、毎週1回Web会議(テレビ会議)を開催。そこで頻繁に意見を交わした上で、4半期に1回支店長全員が一ヵ所に集結する生の支店長会議を行います。そうすることによって、各支店長は頻繁に出張する大変さから解放され、なおかつ年に4回は支店長同士の交流を深めることができます。

 

ここ数年は自動運転する車がお目見えするなど、今まで考えもつかなかったような便利な機器が、どんどん登場しています。でも、そこには一歩間違えば「運転の楽しさを忘れてしまう」という、陰の側面も潜んでいます。Web会議(テレビ会議)もまたしかり。便利さにスッポリと呑まれてしまうのではなく、メリットの部分を賢く生かして、人間らしさを忘れずに利用したいものです。

 

 

 

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