Basic

2015.12.04

上手な会議のすすめ方5つのコツとは?

「会議が長くて眠い」「何のために行っている会議なのか分からない」・・・。こういったダメな会議にウンザリしている人も多いでしょう。せっかく時間を費やすのであれば、意義のある内容にしたいもの。どうすれば会議をもっと短時間かつ充実した内容にしていけるのでしょうか。

B1 会議の成功を左右する鍵はアジェンダが握っている

「アジェンダ」とは議題のこと。今回の会議で何を決めるのか、共有するのかといった要点を共有してください。会議の当日や数時間前の共有ではなく、できるだけ早く共有しましょう。そうすることによって、会議に臨む前に自分なりの意見や提案をまとめたり、必要になる資料を準備したりと効率的に進めていくことができます。特にWeb会議(テレビ会議)ではその場で資料共有できるため、事前の情報共有を怠りがちです。準備なく臨めば進行にもたつきなどが生じることも考えられますので、Web会議(テレビ会議)といえども、資料は事前に配布し、確認をお願いしておいた方が無難です。また、終わりの見えない会議は集中力を欠いてしまいがち。「会議で何を話すのか、何を決定するのか」を理解していれば、眠気や怠さを感じることも少なくなるでしょう。

◆会議前にアジェンダを共有することによって、会議に参加するメンバーの当事者意識を高め、会議の質が高まります。

 

 

 

B2 会議進行者は「仮の提案」を用意しておく

会議を行うシチュエーションとしては、何かを判断・決断するシーンが多いもの。会議参加者を集めて、自由に意見を出し合いましょうと言っても、即座に良アイディアはなかなか出てくるものではありません。

解消する方法として、まずは会議進行者が「仮の提案」「問題の仮説」を用意しておきましょう。それに対して何を思うのか?問題点はどこなのか?を話し合っていく方が効率的です。新規の提案を出し合うのではなく、意見を出し合うといったスタンスで会議に取り組むと、より実りのある討議ができます。

 

 

 

B3 脱線・別の議論が展開しているときは毅然とした態度で臨む

会議参加メンバー同士で話をしていると、本筋から脱線するケースは多々あります。また、思い出したかのようにアジェンダ以外の議論が発生するときも。こうした脱線した話題で時間を取られてしまうと、深刻なタイムロスに陥ります。

「これは本題とずれているな」と感じたときには、「話を本筋に戻しますと~~」「その議論は次回以降、こちらの問題が解決してから取り上げましょう」など、議長は毅然とした態度で切り返してください。脱線をしている当人同士としては、本題からずれていると認識していないケースがほとんど。一度場を仕切り直すことで、メンバーはハッと我に返ってくれるでしょう。

 

 

B4 会議途中で意見をまとめる時間をつくる

参加メンバー同士が意見を出し合っているとゴチャゴチャとしてしまい、結局は何なのか着地点が今一つ見えなくなる傾向があります。ある程度討議をしたあとは、「では、これまでの内容をまとめると~」と仕切り直しを。そうすることで頭が一旦リセットされ、さらに意義のある会議が行えます。

意見が一致しないときも同様に振り返りを。現状でのまとめが新たな「仮の提案」となり、議論が再度活発になるでしょう。

◆出し合った意見をまとめて見直してみましょう。頭がリセットされ、画期的なアイディアが出てくるかもしれません。

 

 

B5 最後は必ず議事録で会議内容を共有する

会議が終わったあとは、必ず議事録を作成しましょう。今回の会議で何を話したのか?決定したのか?といった内容の共有・周知はもちろんのこと、前回の振り返りをすることで次回開催の成功にもつながっていきます。特にWeb会議(テレビ会議)では、会議の内容で聞き返したい事柄があっても立ち話もできません。議事録代わりにチャット機能などを使用し、会議の経過や着地点、課題、決定事項などを記録として残しておき、誰が読んでも会議の要点が見やすく、わかりやすく蓄積しておくようにしましょう。また、録画機能を使い、会話を録画録音しておくことも有効です。「この議題はいつから解決ができていないのか」「持ち越してどれだけ経過しているのか」「この決定をした理由はなんだったのか」をどの拠点でも共有できるようになるのです。

 

 

 

最新記事を見る

関連記事を見る

top

キーワードから探す